Grundlagen

(Rudimentäre technische Dokumentation)

Welche Daten werden wo gehalten (gespeichert)?

WiSiKo verwaltet zwei relationalen Datenbanken, in einer werden die E-Mails und verwandte Daten, wie die E-Mail-Accounts und die Identitäten, verwaltet. Die zweite Datenbank umfasst die Adressverwaltung. Beide Datenbanken können bei Programmbeendigung automatisch verschlüsselt werden, hierzu wird der WiSiKo Key (s. u.) verwendet. WiSiKo verwendet die „Absolute Database“ der Firma Component Ace.

Die Verwaltung der Kryptologie wird GnuPG überlassen, wie GnuPG seine Daten verwaltet, erklärt die GnuPG Dokumentation. Sie finden sie auf der Website des GnuPG Projekts.

Jede E-Mail wird von WiSiKo als verschlüsselte Textdatei archiviert.

Wenn Sie keine andere Einstellung vornehmen, finden Sie die WiSiKo Datenbanken und die Archive (mit den einzelnen verschlüsselten E-Mails) im Verzeichnis „%Users%\[Ihre Benutzerkennung]\%Appdata%\Roaming\WiSiKo“. Standardmäßig wird das %Appdata%-Verzeichnis unter Windows nicht angezeigt. Sie müssen zur Sichtbarmachung bei „Ordner- und Suchoptionen“ den Punkt „ausgeblendete Dateien und Ordner anzeigen“  einstellen. Die Angaben „Users“ und „Appdata“ werden von Windows häufig mit anderen Bezeichnungen angezeigt, haben Sie Ländereinstellung „Deutschland“ gewählt, heißen sie „Benutzer“ und „Anwendungsdateien“.

In der E-Mail-Datenbank werden unverschlüsselte E-Mails im Volltext gespeichert. Bei verschlüsselten E-Mails wird nur der Header und das Ergebnis der Signaturprüfung (sofern eine möglich war) gespeichert.

Eine Suchfunktion ist für verschlüsselte Inhalte unsinnig. Sie können aber jede E-Mail verschlagworten (taggen) und nach diesen Schlagworten suchen.

Ordnungsprinzipien

Ordner

WiSiKo gründet nicht auf einer Ordnerstruktur, allerdings gaukelt es Ihnen eine vor. Die angezeigten Ordner existieren lediglich als Gliederungspunkte. Sie können nur den Ordner „Archiv“ untergliedern (Unterordner). Die anderen angezeigten Ordner sind flach, also nicht untergliederbar.

Eingehende E-Mails (vom Posteingangsserver) werden im Ordner „Aktuell“ abgelegt. Dort bleiben sie bis Ihr Eingang (nicht das Erstellungsdatum, sondern das des Abrufs) beim Programmstart mehr als 24 Stunden zurückliegt. Ältere E-Mails werden in den Ordner „Archiv“ verschoben, es sei denn, Sie haben sie mit „In Aktuell belassen“ markiert.

Der Import von E-Mails (*.eml) erfolgt in den gerade aktuellen Ordner.

Eine alternative Ansicht finden Sie in der Abteilung „Adressen – Korrespondenz“. Hier werden die E-Mails nach Korrespondenzpartnern gegliedert.

E-Mails können als "markiert" markiert werden.

E-Mails können zur Wiedervorlage markiert werden. Am Wiedervorlagedatum werden diese E-Mails in den Ordner „Aktuell“ verschoben und markiert. Sie bleiben dort wie neue E-Mails für 24 Stunden.

E-Mails können mit einem Datum für Ihre automatische Löschung versehen werden.

Unterordner von „Archiv“ können gelöscht werden, dann löschen sie auch die darin befindlichen E-Mails, oder aufgelöst werden, dann werden die enthaltenen E-Mails in den nächsthöheren nicht aufgelösten Ordner verschoben.

Zuordnung

Jede E-Mail wird bei Eingang einer Adresse in der Adressverwaltung zugeordnet. Wird keine Adresse gefunden, wird eine neue erzeugt und dabei als „Name“ die E-Mail-Adresse eingetragen, die im Header der E-Mail als „From:“ benannt ist.

Als Spam erkannte E-Mails erhalten keinen Eintrag in der Adressdatenbank. Sobald Sie eine E-Mail aus dem Ordner „Spamverdacht“ in „Aktuell“ oder „Archiv“ verschieben, wird die Adresszuordnung nachgeholt.

Wenn Sie eine E-Mail in den Ordner „Spamverdacht“ verschieben, wird der zugeordnete Eintrag in der Adressdatenbank gelöscht, falls es die einzige E-Mail zu dieser Adresse ist.

Als Spam (oder Junk) erkannte Adressen werden automatisch in die „Schwarze Liste“ eingetragen. Der Eintrag wird wieder entfernt, wenn Sie eine E-Mail aus dem Ordner „Spamverdacht“ in einen anderen Ordner verschieben.

Die „Schwarze Liste“ kann bearbeitet werden. Sie können Einträge darin entfernen oder Sie können ganze Domains (die Angabe nach dem @) sperren. Sperren Sie keinesfalls Providerdomains, z.B. „t-online.de“ oder „gmx.de“.

Sie können alle E-Mails zu einer Adresse unter „Adressen - Korrespondenz“ ansehen.
Adressen können zusammengeführt werden. Verwendet ein Versender eine andere E-Mail-Adresse als zuvor, erzeugt WiSiKo einen weiteren Adresseintrag. Beide Einträge verweisen auf die gleiche Instanz/ Person und weisen jeweils eine E-Mail-Adresse aus. Aus diesen zwei Adressen mit je eigener E-Mail-Adresse können Sie eine Adresse mit nun zwei E-Mail-Adressen machen. Aber: Möglicherweise haben diese Adressen unterschiedliche Funktionen und verdienen unterschiedliche Behandlung, z. B. wenn eine Adresse eine Newsletter-Adresse ist und die andere die Bestellabwicklung. In dem Fall belassen Sie es am besten bei zwei Adressen.

Jeder Adresse (bzw. jedem Korrespondenzpartner) können mehrere Postadressen, E-Mail-Adressen oder Telekommunikationsnummern (Telefon, Fax etc.) zugeordnet werden.

Mit der Angabe „Gruppe“ in der Adressdatenbank können Sie automatische Löschdaten setzen. Jeder „Gruppe“ kann eine Lebensdauer zugewiesen werden. Das Löschdatum wird beim Empfang der E-Mail gesetzt, für bereits erhaltene E-Mails ändert sich also nichts. Diese Funktion erspart Ihnen vielleicht einiges Aufräumen. Nehmen wir an, Sie haben den Newsletter einer Tageszeitung abonniert. Mit der Zuordnung „Gruppe=Newsletter (1 Tag vorhalten)“, sorgen Sie dafür, dass die Newsletter-Mail am nächsten Tag (wenn der Programmstart 24 Stunden nach dem jetzigen Termin passiert) gelöscht wird. Die Angabe einer Gruppe erleichtert außerdem die Suche nach E-Mail-Adressen.

Abläufe

Ablauf des E-Mail-Eingangs

Jede eingehende E-Mail (vom Posteingangsserver oder per Import) wird von WiSiKo analysiert. Dazu wird der Header ausgewertet.

Entscheidungen:

  • Ist die E-Mail der Sache nach ein Eingang („To:“ = die eigene E-Mail-Adresse oder weder „To:“ noch „From:“ sind meine E-Mail-Adresse) oder ein Ausgang („From:" = die eigene E-Mail-Adresse)? Darum ist der Eintrag „Historisch“ bei „Einstellungen - E-Mail-Konto“ bedeutsam. Verwendet der Versender WiSiKo, ist die Art der E-Mail bereits im Headereintrag „X-WiSiKo-Kind“ benannt.
  • Ist die E-Mail verschlüsselt? Wenn ja, wird nur ein Merker (E-Mail ist verschlüsselt) gesetzt und die E-Mail gespeichert. Die unten genannten Entscheidungen werden nachgeholt, sobald der Nutzer die E-Mail entschlüsselt hat.
  • Wird eine Lesebestätigung angefordert? Wenn ja, wird bei Anzeige der E-Mail der Lesebestätigungsschalter angezeigt. Lesebestätigungen, die Sie senden, werden signiert und, wenn möglich, verschlüsselt. Dass eine Lesebestätigung erfolgte oder dass die Anforderung einer solchen von Ihnen ausdrücklich ignoriert wurde, vermerkt WiSiKo durch den Versand einer Mail an Ihre E-Mail-Adresse. So soll verhindert werden, dass, falls Sie WiSiKo auf mehreren Computern verwenden, Lesebestätigungen doppelt versandt werden. Diese Status-Mails werden nicht angezeigt.
  • Ist die E-Mail digital signiert? Wenn ja, wird die Signatur ausgewertet und das Ergebnis gespeichert. Das gilt nur für Signaturen auf oberster Ebene bzw. bis zum ersten Auftauchen einer Verschlüsselung in der E-Mail. X.509 Zertifikate werden automatisch in die Schlüsselverwaltung importiert.
  • Gibt es eine vCard (elektronische Visitenkarte) oder einen openPGP Schlüssel in den Anlagen? vCards werden mit der Adressdatenbank abgeglichen, openPGP Schlüssel werden in die Schlüsselverwaltung importiert. WiSiKo hängt Ihre vCard und Ihren openPGP Schlüssel an jede E-Mail, die Sie versenden.
  • Soll ein Löschdatum gesetzt werden? Dies hängt von der „Gruppe“ in den Adressangaben des Absenders ab. 

WiSiKo gibt den mit WiSiKo erzeugten E-Mails einen Headereintrag „X-WiSiKo-Kind“ mit, darin steht z. B. ob es sich um ein Original handelt oder um eine Weiterleitung bzw. ob es eine interne Kopie ist.

Abgerufene oder importierte E-Mails erhalten eine eindeutige WiSiKo-Kennung und die wird im „Schon erhalten“-Speicher abgelegt. Dies soll Doppelabrufe oder Überschneidungen bei Abruf und Import verhindern.

Ablauf des E-Mail-Ausgangs

WiSiKo fertigt keine lokalen Kopien der gesendeten E-Mails sondern sendet Kopien an die versendende Adresse. Diese Kopien erhalten einen entsprechenden „X-WiSiKo-Kind“ Eintrag im Header und werden prinzipiell verschlüsselt versendet. Die Idee dahinter ist, dass Sie so Kopien Ihrer Sendungen auf allen Computern, die Sie benutzen, erhalten. 

WiSiKo verschlüsselt prinzipiell nur mit einem Schlüssel, also die Sendung an den Empfänger mit dessen Schlüssel, die Kopie für Sie mit Ihrem eigenen Schlüssel, die Sendung zur zweiten Signatur (nur Prof. Lizenz) mit dem Schlüssel dieser Stelle. Dies wird erwähnt, weil die meisten anderen Programme es anders halten. Enigmail verschlüsselt z. B. Sendung und Kopie mit beiden Schlüsseln (dem des Empfängers und dem des Senders, was mit gnuPG möglich ist).

WiSiKo zitiert in „Antworten“ nur den „Betreff“, nicht die Originalnachricht (darüber habe ich nachgedacht. Viele meiner Kunden verwenden die Antwortfunktion leider aus Bequemlichkeit, weil das Heraussuchen einer E-Mail-Adresse eben länger dauert als der Klick auf „Antworten“. Um den Verlauf einer Korrespondenz zu übersehen, bietet WiSiKo die adressorientierte Ansicht der E-Mails, das Zitieren ist also völlig unnötig).

„Allen antworten“ gibt es bei WiSiKo nicht.

„Entwürfe“ gibt es bei WiSiKo nicht. Sie können aber Ihren Text vor dem Versenden in einer Datei speichern.

WiSiKo leitet „unverändert“ weiter. Empfänger- und Absendereinträge im Header werden so gelassen wie sie sind (in einem anderen Abschnitt haben Sie gelesen, dass dies ohne weiteres funktioniert). WiSiKo trägt einen Weiterleitungsvermerk im „X-WiSiKo-Kind“ Header-Eintrag ein. Da verschlüsselte Inhalte nicht sinnvoll weitergeleitet werden können (weil sie für andere als den ursprünglichen Empfänger unleserlich sein müssen), löst WiSiKo die Verschlüsselung auf und verschlüsselt (falls möglich und gewünscht) neu für den aktuellen Empfänger. Signaturen bleiben erhalten soweit sie unterhalb der ursprünglichen Verschlüsselung vorgenommen wurden. Weiterleitungen werden keine vCard oder openPGP Schlüssel angehängt (dies würde die evtl. signierte Nachricht ändern und die Signatur brechen).

Papierkörbe

Die Hälfte der WiSikKo-Ordner sind Papierkörbe, „Spamverdacht“, „Papierkorb(A)“ und „Papierkorb(B)“. Nachrichten in den Papierkörben sind erst weg, eliminiert, wenn die Papierkörbe geleert werden. Der „Papierkorb(A)“ nimmt die Nachrichten auf, die Sie im jeweiligen WiSiKo nicht haben wollen, die aber für andere Mailprogramme oder WiSiKo Installationen verfügbar bleiben sollen, sie werden nicht vom Mailserver gelöscht. Die Nachrichten in „Spamverdacht“ und „Papierkorb(B)“ werden beim Leeren vom Mailserver gelöscht. Bis zum Leeren eines oder aller Papierkörbe können Sie Nachrichten daraus durch Verschieben in andere Ordner vor dem Löschen retten. Mit der Tastenkombination Strg+Entf erreichen Sie folgendes: Die Nachricht wird aus dem „Schon erhalten“-Speicher und der E-Mail-Datenbank, nicht aber auf dem Posteingangsserver gelöscht. Dadurch steht sie für einen erneuten Abruf zur Verfügung.